Filtros Avanzados

Al igual que los filtros básicos los filtros avanzados permiten mostrar la información que cumple unas condiciones determinadas.

Los filtros avanzados se utilizan, básicamente, en los siguientes casos:


1. Se tienen condiciones tan complejas que no pueden utilizarse los filtros básicos.

2. Se quieren llevar los datos filtrados a otro lugar, es decir, no se desea sólo ocultar las filas que no cumplan las condiciones (aunque también pueden utilizarse así) sino que se desea llevar una copia de las filas que cumplen a otro libro, hoja, rango...

3. Se desean filtrar sólo algunas columnas del total que componen la base de datos.

4. Se desean realizar cálculos y comparaciones en el filtro evitando crear nuevas columnas en la base de datos.


Componentes del filtro avanzado

El filtro avanzado exige marcar tres rangos en la hoja de cálculo: Rango de la lista, Rango de criterios y Rango copiar a.

1. Rango de la lista: Base de datos (o tabla) que contiene los datos que se desean filtrar.

2. Rango de criterios: Espacio donde se escribirán las condiciones o parámetros que limitan los datos que se filtrarán.
Este rango debe estar separado de la base de datos mínimo por una fila en blanco.

3. Rango de extracción: Celdas donde Excel realizará una copia de la información filtrada. Se puede omitir este rango si se decide no copiar los datos filtrados en otro lugar sino simplemente ocultar los datos que no cumplen las condiciones en la lista original.

Si se desean filtrar todas las columnas de la base de datos basta con seleccionar una celda vacía en el rango Copiar a...

Si se desean filtrar algunas columnas en particular, deben escribirse los títulos de las columnas y seleccionar estos títulos en el rango Copiar a...

Ejemplos de criterios

El planteamiento de los criterios es una de las mayores dificultades a la hora de trabajar con filtros avanzados. Para plantear los criterios se deben tener en cuenta aspectos como los siguientes:

1. Un criterio se compone por el título de la columna e inmediatamente debajo se escribe la condición.

2. Para las condiciones se utilizan los operadores de comparación básicos de Excel: =, <>, >, <, >=, <=.

3. Los nombres de las columnas que deben cumplir las condiciones deben estar escritos exactamente igual a como están en la base de datos.

4. Las condiciones que se encuentran en la misma fila se deben cumplir a la vez, es decir, utilizan una función Y.

5. Los criterios que se encuentran en filas diferentes utilizan una función O, es decir, que se puede cumplir una o varias para quedar entre los datos filtrados.

6. Cuando se trata de un intervalo, por ejemplo, edades entre 25 y 45 años se debe repetir el título de la columna y colocar los dos extremos del intervalo uno bajo cada título.

7. Es posible utilizar el carácter comodín (*) para reemplazar un conjunto de carácteres cuando: no se está seguro de la ortografía, son textos muy extensos, el dato pueda estar escrito de varias formas. Por ejemplo use:

s* --> para mostrar todos aquellos datos que empiecen con la letra S.
*Ltda. --> Registros que terminan con la sigla ltda.
*s.a --> Registros que contienen la sigla s.a

8. Cuando el criterio es una fórmula, se debe omitir el título.


Planteamiento de criterios:

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