Funciones de Texto

Las funciones de texto son especialmente importantes para modificar y estandarizar la información importada de otras fuentes o bases de datos diseñadas por otras personas.


Para ejemplificar las funciones de texto utilizaremos los siguientes datos:

Estas funciones se pueden clasificar en varios grupos, de acuerdo a su uso:

1. Funciones que facilitan la extracción de parte del texto de una celda:

Función	descripción	Sintaxis y Ejemplos
1.1 Izquierda	Extrae los primeros n caracteres de una celda	=Izquierda(texto;núm_de_caracteres) Texto: Aquí se puede digitar el texto o escribir la referencia donde está el texto al que se quieren extraer los primeros caracteres. núm_de_caracteres: Es la cantidad de caracteres a extraer. Ej: Necesitamos saber a qué clase (1 = Activo, 2 = Pasivo, 3 = Patrimonio) corresponde cada código. La fórmula sería: =Izquierda(B2;1) = 1
1.2 Derecha	Extrae los últimos n caracteres de una celda	=Derecha(texto;núm_de_caracteres) Texto: Aquí se puede digitar el texto o escribir la referencia donde está el texto al que se quieren extraer los últimos caracteres. núm_de_caracteres: Es la cantidad de caracteres a extraer. Ej: Necesitamos saber a qué año corresponde cada transacción. La fórmula sería: =Derecha(D2;4) = 2009
1.3 Extrae	Extrae cualquier parte del contenido de una celda	Extrae(texto;posición_inicial;núm_de_caracteres) Texto: Aquí se puede digitar el texto o escribir la referencia donde está el texto al que se quieren extraer los últimos caracteres. Posición inicial: Especifica a partir de que caracter (posición) se iniciará la extracción. núm_de_caracteres: Es la cantidad de caracteres a extraer. Ej: Necesitamos saber en qué mes se realizó cada transacción. La fórmula sería: =Extrae(D2;3;2) (a partir del tercer caracter de la celda D2, extraiga 2 caracteres, es decir, los caracteres 3 y 4) = 06

2. Funciones que manejan combinaciones de minúsculas y mayúsculas:

Función	descripción	Sintaxis y Ejemplos
2.1 Mayusc	Convierte el texto a mayúsculas	=Mayusc(texto) Texto: Aquí se puede digitar el texto o escribir la referencia donde está el texto que se quiere convertir a mayúsculas. Ej: Para convertir el texto de la columna G a mayúsculas escriba en H2 la siguiente fórmula: =Mayusc(G2)= "CAJA GENERAL" Luego copie la fórmula hacia abajo Por último, copie los datos de la columna H y péguelos en la columna G utilizando el comando PEGADO ESPECIAL y la opción VALORES.
2.2 Minusc	Convierte el texto a minúsculas	=Minusc(texto) Texto: Aquí se puede digitar el texto o escribir la referencia donde está el texto que se quiere convertir a minúsculas. Ej: Para convertir el texto de la columna G a minúsculas escriba en H2 la siguiente fórmula: =Minusc(G2)= "caja general" Luego copie la fórmula hacia abajo Por último, copie los datos de la columna H y péguelos en la columna G utilizando el comando PEGADO ESPECIAL y la opción VALORES.
2.3 Nompropio	Convierte cada palabra del texto a mayúscula y las demás letras quedan en minúscula	=Nompropio(texto) Texto: Aquí se puede digitar el texto o escribir la referencia donde está el texto que se quiere colocar en mayúscula inicial. Ej: Para convertir el texto de la columna G a mayúscula inicial escriba en H2 la siguiente fórmula: =Nompropio(G2)= "Caja General" Luego copie la fórmula hacia abajo Por último, copie los datos de la columna H y péguelos en la columna G utilizando el comando PEGADO ESPECIAL y la opción VALORES.

3. Otras funciones especiales para el manejo de texto:

Tomemos como base los siguientes datos:

Función	descripción	Sintaxis y Ejemplos
3.1 Concatenar	Permite unir información bien sea de celdas, resultados de otras funciones o fórmulas o textos estáticos, en una celda	=Concatenar(texto1;texto2; ...) texto1, texto2: Son textos, funciones o referencias de celdas a unir. Ej: Para obtener el nombre completo de cada persona se unen nombres y apellidos así: =Concatenar(C2;" ";B2)= Hazel Gorton Aquí se colocan 3 textos: texto1 = C2 = Hazel; texto2 = (espacio en blanco) = " "; texto3 = B2 = Gorton. Para concatenar tambien puede usarse el caracter de unión. Así, la fórmula quedaría =C2;" ";B2 = Hazel Gorton
3.2 Espacios	Elimina los espacios sobrantes entre palabras	=Espacios(texto) texto: Son textos o referencias de celdas a los que se quiere limpiar los espacios extras. Ej: Para limpiar los espacios sobrantes de la columna empleo utilice: =Espacios(E2) = Auxiliar Contable
3.3 Largo	Cuenta el número de caracteres que hay en una celda, el espacio y los caracteres especiales también se cuentan	=Largo(texto) texto: Es el texto o referencia de celda en la que se desean contar los caracteres. Ej: Si se desea saber cuántos caracteres hay en la celda E2 se utiliza: =Largo(E2) = 19
3.4 Limpiar	Elimina los caracteres no imprimibles del texto	=Limpiar(texto) texto: Es el texto o referencia de celda que se desea limpiar. Ej: Si se desea limpiar los caracteres extraños en las observaciones utilice: =Limpiar(J2) = texto de prueba para utilizar la funcion limpiar
3.5 Texto	Convierte un valor numérico en texto y le asigna un formato específico	=Texto(valor;formato) Valor: Es el valor, referencia de celda que contiene un valor o fórmula, que se desea convertir a texto. Formato: Es el código correspondiente a un formato numérico. Ej: "00,00", "0000", "dddd". Este código debe ir entre comillas. Ej: Para mostrar el mes de inicio de labores, en lugar de la fecha completa, se puede utilizar: =Texto(I2;"mmmm") = mayo
3.6 Concat	Al igual que la función Concatenar, permite unir información bien sea de celdas, resultados de otras funciones o fórmulas o textos estáticos, en una celda. La diferencia principal entre Concat y Concatenar es que la primera permite seleccionar un rango de celdas con los textos que se unirán en tanto que Concatenar no lo permite. Esta función no está presente en todas las versiones de Excel.	=Concat(texto1;texto2; ...) texto1, texto2: Son rangos, textos, funciones o referencias de celdas a unir. Ej: Para unir los datos que conforman la dirección de cada persona se unen los componentes y la ciudad así: =Concat(D2:F2;" ";C2)= Tr. 83 No. 21 - 50 Medellín Aquí se colocan 5 textos: texto1 = D2:F2 (contiene 3 celdas con textos) = Tr., 83, No. 21 - 50; texto2 = (espacio en blanco) = " "; texto3 = C2 = Medellín. Nota: Si intentas hacer lo mismo con la función concatenar el resultado será un error o sólo tomará el dato en D2 en lugar del rango (esto depende de la versión de Excel usada.
3.7 Unircadenas	Al igual que la función Concatenar, permite unir información bien sea de celdas, resultados de otras funciones o fórmulas o textos estáticos, en una celda. Unircadenas es una función que permite elegir un rango y especificar, una única vez, el caracter con que se separarán los datos. Esta función no está presente en todas las versiones de Excel.	=Unircadenas(delimitador, ignorar_vacío, Texto1, [Texto2],...) Delimitador: es un caracter con el que se separarán los textos. Debe ir entre comillas. Ignorar_vacío: Se refiere a si las celdas vacías o cálculos que dan como resultado vacío deben omitirse y no dar lugar a la colocación del delimitador. texto1, texto2: Son rangos, textos, funciones o referencias de celdas a unir. Ej: Para generar un listado con los emails de los empleados se debe llenar la función así: =Unircadenas(",";1;L2:L21) = hazel.gort@etb.net.co,liza.pres@gmail.com,robert.terc@etb.net.co,...

Nota:
Normalmente, estas funciones se utilizan en celdas diferentes de donde se encuentra el texto original y luego este se sobreescribe utilizando la opción de pegado especial valores.

Para una mejor comprensión de estas funciones puedes descargar los Ejemplos de funciones de texto