Diseño BD - Excel

TIPS PARA DISEÑAR BASES DE DATOS EN EXCEL

Recordemos una definición de base de datos: "Una base de datos engloba a la información concerniente a un asunto, tema o actividad específicos"

En Excel una base de datos puede definirse como: "“Serie rotulada de filas de hojas de cálculo que contiene grupos similares de datos. Una lista puede usarse como una base de datos, aquí las filas son registros y las columnas son campos.”

CARACTERÍSTICAS

Los datos se almacenan en hojas y cada hoja contiene datos acerca de un tema, por ejemplo, clientes, proveedores, empleados, productos.

Cada campo se halla en una columna separada

Cada fila es un solo registro

A continuación se listan algunos aspectos que se deben tener en cuenta a la hora de diseñar una base de datos en Excel.

- Todas las columnas de la base de datos deben estar rotuladas

- Todos los nombres – rótulos de las columnas deben ser diferentes

- No deben incluirse celdas combinadas en los títulos ni en ninguna otra parte de la base de datos

- Los datos deben estar estandarizados. Por ejemplo asegurarse que no se escriba en unas celdas Limitada, en otras ltda, en otras ltda. Para esto puede utilizar herramientas de validación de datos

- Todas las celdas deben tener información, en lugar de vacío colocar cero o ns/nr

- Se debe evitar la información duplicada ya que: Malgasta el espacio y aumenta la probabilidad de errores e incoherencias.

- Que la información sea correcta y completa, es decir, incluya toda la información que necesite.

- Divida la información en varios campos cuando sea necesario. Por ejemplo, los nombres de los empleados suelen repartirse en tres campos, Nombres, Apellido1 y Apellido2

- No cree campos para datos que estén formados por listas de múltiples elementos. Por ejemplo, en una tabla de facturas no debe almacenarse en un solo campo todos los productos vendidos en esta factura separados por coma, más bien cree una hoja aparte con los detalles de la factura

- No cree campos que sean similares entre sí. Por ejemplo, si en una tabla Proveedores crea los campos Producto1, Producto2 y Producto3.

- Piense en las preguntas que le gustaría que la base de datos contestara. Por ejemplo, ¿cuántas ventas de un determinado producto se cerraron el pasado mes?

- Intente registrar siempre cada dato una sola vez

- Cada tabla debe incluir una columna o conjunto de columnas que identifiquen inequívocamente cada fila almacenada en la tabla. Ésta suele ser un número de identificación exclusivo, como nit, cédula, código. En la terminología de bases de datos, esta información recibe el nombre de clave principal de la tabla.

- No cree hojas diferentes con la misma información, por ejemplo: colocar los gastos de cada mes en hojas diferentes, es decir, una hoja por cada mes; o las ventas de cada vendedor en hojas diferentes. En este caso es mejor colocar una columna con la fecha del gasto y colocar todos los gastos en la misma hoja o, en el segundo ejemplo, una columna con el nombre del vendedor.