El Mundo del Excel: TD

Crear un informe de tabla dinámica

Para crear un informe de tabla dinámica un procedimiento puede ser el siguiente:

1. Ubicarse en la base de datos (opcional)

2. Menú Insertar – Tabla dinámica

3. En el cuadro de diálogo indicar:

Especificar el origen de los datos según el caso.

- Lista o base de datos de Microsoft Excel: Se puede utilizar los datos de una hoja de cálculo de Excel como base de un informe. Los datos deben tener rótulos de columna en la primera fila, elementos congruentes en las filas restantes y no tener filas o columnas en blanco dentro del rango de datos.

- Fuente de datos externa: Se puede resumir y analizar datos de fuera de Microsoft Excel, es decir, bases de datos o programas como Access, visual fox pro, archivos de texto o sitios de Internet.

Decidir dónde se ubicará la nueva tabla dinámica.

- Nueva hoja de cálculo: Excel insertará una hoja nueva llamada Hoja1, Hoja2… y colocará en ella la tabla dinámica

- Hoja de cálculo existente: En este caso, se debe seleccionar la hoja de cálculo donde se insertará la tabla dinámica y hacer clic en la celda donde se ubicará.

4. Dar clic en aceptar. El diseño inicial de la tabla dinámica aparece así:

Este cuadro se compone de varias áreas:

- Botón Herramientas:

Sirve para configurar la forma cómo se verá la lista de campos. Las opciones que presenta el cuadro son:

- Botón buscar

Este cuadro es muy útil en el momento que la tabla de origen tenga muchos campos. Con sólo empezar a escribir el nombre del campo que desee la lista de campos se irá filtrando.

- Lista de campos

Muestra un listado con los títulos de las columnas de la tabla de origen (o tablas de origen). Desde allí se puede seleccionar o arrastrar a las otras áreas de diseño los campos que se desean incluir en la tabla dinámica.

- Áreas de diseño

Filas: Es un área donde se colocan variables que se puedan agrupar**. Cuando se coloca uno o varios campos en esta área, los componentes de la columna de la tabla se muestran en la primera columna de la tabla. Permiten el diseño vertical de la tabla dinámica.

Columnas: Es un área donde se colocan variables que se puedan agrupar**. Cuando se coloca uno o varios campos en esta área, los componentes de la columna de la tabla se muestran en la primera fila de la tabla. Permiten el diseño horizontal de la tabla dinámica.

Sumatoria valores: Es el área correspondiente a los cálculos: sumas, promedios, cuentas, porcentajes, entre otros. Aquí, si se coloca una variable numérica, por defecto se sumará y si se coloca una variable de texto por defecto se contará.

Filtros: Es el área que permite crear tablas tridimensionales, es decir, varias tablas en una. Aquí también se colocan variables que se puedan agrupar**

**Es decir que realmente permitan resumir la tabla, generalmente son columnas con textos que se repiten por ejemplo: ciudades, género, formas de pago, estados civiles, etc.

Ejemplo: Se tiene una base de datos con la siguiente estructura.