Conceptos de bases de datos

ALGUNOS CONCEPTOS DE BASES DE DATOS

1. Definición

Una base de datos es una recopilación de información relativa a un asunto o propósito particular, como el seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento de una colección de música. Si la base de datos no está almacenada en un equipo, o sólo están instaladas partes de la misma, puede que deba hacer un seguimiento de información procedente de varias fuentes en orden a coordinar y organizar la base de datos.


Supongamos, por ejemplo, que los números de teléfono de los proveedores están almacenados en varios lugares: en un archivo de tarjetas que contiene los números de teléfono de los proveedores, en archivos de información de productos en un armario y en una hoja de cálculo que contiene información de pedidos. Si cambia el número de teléfono de un proveedor, tendría que actualizar la información en los tres lugares. Sin embargo, en una base de datos es necesario modificar la información en un solo lugar: el número de teléfono del proveedor se actualiza automáticamente en todos los lugares de la base de datos donde se utilice.

Nota: en este capítulo toda la terminología hace referencia a bases de datos en Excel


2. Diseñar una base de datos

Un buen diseño de base de datos garantiza su fácil mantenimiento. Los datos se almacenan en tablas y cada tabla contiene datos acerca de un tema, por ejemplo, clientes. Por tanto, cuando se actualiza una parte de los datos concreta, como una dirección, se hace en un solo lugar, pero ese cambio aparece automáticamente en toda la base de datos.

Antes de empezar a ingresar datos, se recomienda realizar un esquema en papel y trabajar el diseño primero. Siga estos pasos básicos a la hora de diseñar su base de datos.

2.1 Determinar la finalidad de la base de datos

El primer paso para diseñar una base de datos es determinar su finalidad y cómo se va a utilizar.

- Hable con los demás usuarios que utilizarán la base de datos. Piensen detenidamente en las preguntas que desean que responda la base de datos.

- Realice bocetos de los informes que desea que genere la base de datos.

- Reúna los formularios que utiliza actualmente para registrar los datos.

En cuanto determine la finalidad de su base de datos, comenzarán a surgir ideas acerca de la información que desea obtener de ella. Entonces ya puede determinar qué hojas (tablas) necesita crear en la base de datos y qué columnas debe tener cada hoja.


2.2 Determinar las columnas necesarias en la base de datos - libro

Cada campo (columna) es un dato o información acerca de un tema determinado. Por ejemplo, puede que sea necesario almacenar los datos siguientes acerca de los clientes: nombre de la organización, dirección, ciudad, número de teléfono... Deberá crear una columna independiente para cada uno de estos datos. A la hora de determinar qué columnas son necesarias, se deben tener en cuenta los siguientes principios:

- Incluir toda la información necesaria.

- Almacenar la información en partes lógicas que sean lo más pequeñas posibles. Por ejemplo, los nombres de las personas pueden repartirse en varias columnas: Nombres, Apellido1, Apellido2, para que sea más fácil ordenar los datos.

- La información de las celdas no debe estar formada por listas de múltiples elementos. Por ejemplo, si en una hoja de Proveedores se crea una columna Productos que contenga una lista con los productos que se reciben de un proveedor separados mediante una coma, después será más difícil encontrar los proveedores que suministren un producto determinado u ordenar la hoja por producto.

- No crear columnas que sean similares entre sí. Por ejemplo, si en una tabla Proveedores crea los campos Producto1, Producto2 y Producto3, será más difícil encontrar todos los proveedores que suministran un producto determinado. Asimismo, será necesario cambiar el diseño de la base de datos si un proveedor suministra más de tres productos. Sólo necesitará un campo para los productos si coloca dicho campo en una hoja de Productos en lugar de en una tabla de Proveedores.

2.3 Determinar las hojas que se necesitan en la base de datos.

Cada hoja debe contener información sobre un asunto. La lista de campos creada anteriormente dará pistas acerca de las hojas que se necesitan. Por ejemplo, si tiene un campo FechaContratación, su asunto es un empleado y, por tanto, pertenece a la hoja Empleados.

Otro ejemplo, para una base de datos de facturación se deben tener hojas de facturas, detalles de factura, clientes, productos, entre otros.

2.4 Determinar a qué tabla pertenece cada columna

A la hora de decidir a qué tabla pertenece cada columna, se deben tener presentes estos principios de diseño:

- Agregue el campo a una sola tabla.

- No agregue el campo a una tabla sí, como resultado, la misma información va a aparecer en varios registros de esa tabla. Si determina que un campo de una tabla va a contener mucha información duplicada, seguramente ese campo se encuentra en una tabla que no le corresponde.

Por ejemplo, si coloca el campo la columna que contiene la dirección de un cliente en la tabla hoja Pedidos, probablemente esa información se va a repetir en más de un registro (fila), porque seguramente el cliente va a realizar más de un pedido. Sin embargo, si coloca la columna dirección en la hoja Clientes, aparecerá una sola vez.

Cuando cada elemento de información se almacena una sola vez, se actualiza en un solo lugar. Esto resulta más eficiente y elimina la posibilidad de que existan entradas duplicadas que contengan información diferente.

2.5. Identificar la columna o columnas con valores únicos en cada registro

Para que se pueda conectar la información almacenada en hojas distintas (por ejemplo, para conectar un cliente con todos los pedidos del cliente), cada hoja del libro debe incluir una columna o un conjunto de columnas que identifiquen de forma exclusiva cada fila de la tabla, lo que se denomina  clave principal.

Generalmente, el campo clave puede ser el nit (hoja clientes), la cédula (hoja empleados), la referencia del producto (productos), el número de la factura (hoja facturas), etc.