Conceptos iniciales

INTRODUCCIÓN

En este módulo plantearemos algunos conceptos básicos de programación en Excel. En ningún momento se trata de abordar el tema como un ingeniero de sistemas, sino como un profesional de administración que ha ido recorriendo el lenguaje de la programación y que ha aprendido algunos conceptos del lenguaje VBA.


CONCEPTO DE MACRO Y VBA

El nombre macro viene de ‘macro-instrucciones’ ya que son ‘instrucciones que van más allá de los menús’.

Las macros son un grupo de instrucciones programadas bajo entorno VBA (visual basic para aplicaciones), cuya tarea principal es la automatización de tareas repetitivas y la resolución de cálculos complejos.

Visual Basic for Applications es un entorno de programación orientado a objetos (POO) que se encuentra presente en los diferentes programas de la suit de office: Excel, Access, Word, Power Point…

Este lenguaje permite diseñar aplicaciones para automatizar tareas y crear programas que se ejecuten automáticamente o con la simple pulsación de un botón o una combinación de teclas.


PARA QUÉ SE UTILIZAN LAS MACROS

- Automatizar tareas repetitivas
- Diseñar funciones no existentes en Excel
- Creación de nuevos comandos complementos y menú
- Crear aplicaciones a la medida

Algunos ejemplos de tareas que frecuentemente se automatizan con macros son:


- Colocar formatos a rangos de celdas y crear formatos automáticos o personalizados
- Crear gráficos
- Ingresar datos a una Base de Datos desde un formulario o una plantilla
- Consultar información de una base de datos con filtros básicos o avanzados
- Buscar datos en una base de datos, libro, hoja, etc.
- Eliminar filas, columnas, hojas, datos
- Solicitar y retornar información al usuario a través de cuadros de mensaje y/o formularios
- Generar informes
- Crear nuevas funciones
- Importar o exportar datos interactuando con otras aplicaciones

Y muchas cosas más


CÓMO CREAR UNA MACRO

Hay dos métodos básicos para crear una macro:

1. Grabadora de macros. Este método es usado, inicialmente, por personas con poco o ningún conocimiento de programación. Con este método, el usuario, simplemente, "prende" una grabadora y desarrolla unas tareas que son grabadas (se graban todos los movimientos de teclado o del mouse) y convertidas al lenguaje de programación quedando disponibles para repetirse en cualquier momento.

2. Escribir el código. Este método es usado por aquellas personas con conocimientos en programación. De esta manera se pueden crear códigos muy bien estructurados o meramente funcionales, dependiendo del conocimiento de programación y del lenguaje en particular.

Pero, no importando cuál de los dos métodos se utilicen, el éxito de la macros depende en gran medida de unos pasos previos a la grabación o escritura del código como:

1. Planear la macro es muy importante, conocer muy bien qué es lo que se desea automatizar. En este punto, es especialmente importante saber hacer la tarea manualmente, haber realizado el proceso.

2. Cree el algoritmo correspondiente. Ejecute paso a paso la tarea y, de ser posible, escríbalos en lenguaje común, y luego escriba la opción o comando que debe utilizarse en Excel. Ej: un paso puede ser "seleccionar la base de datos" y el comando puede ser "Ctrl + *". En este paso es muy importante ser muy explícito y todo lo detallado posible.

3. Ensaye y asegúrese de que funciona adecuadamente. Realice la tarea siguiendo los pasos que escribió para asegurarse de tener "todo" bien explícito y que no falte ningún paso. Por ejemplo, es muy común que se necesite escribir en una hoja pero que esta esté inicialmente protegida, por lo cual debe añadirse el paso de desproteger la hoja.

EL CONCEPTO DE ALGORITMO

Una definición básica de algoritmo es: conjunto de instrucciones que permite la resolución de un problema paso a paso.

Otra definición podría ser: Listado de pasos a seguir para llevar a cabo una tarea.

Debe tenerse en cuenta que el algoritmo debe ser todo lo explícito y detallado posible y dar cuenta de todos los flujos y posibles caminos que pueda tomar la tarea.

Ejemplo 1

Tarea: Un estudiante se encuentra en su casa (durmiendo) y debe ir a la universidad a recibir clases.

Pasos a seguir para llevar a cabo la tarea

0. Inicio
1. Dormir
2. Repetir el paso 1 hasta que suene el despertador
3. Revisar la hora
4. Dormir "cinco minuticos más"
5. Repetir el paso 3
6A. Durmió más de lo planeado?
6.1 Levantarse
6.2 Vestirse
6B. Se despertó a tiempo?
6.1 Levantarse 
6.2 Desaperezarse
6.3 Bañarse
6.4 Vestirse
6.5 Desayunar
7. Cepillarse los dientes
8. Despedirse
9. Salir de la casa
10. Ir al paradero
11. Esperar el bus
12. Tomar el bus
13. Viajar
14. Timbrar
15. Bajarse del bus
16. Entrar a la universidad
17A. No Sabe dónde está el aula?
17.1 Pedir instrucciones
17B. Sabe dónde está el aula?
18. Encontrar el aula
19. Ingresar al aula
20. Saludar
21. Sentarse
22. A aprender!!!
23. Fin